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    五大維度,一文讀懂貨代管理軟件

    發布日期:2024-06-19

    貨運代理的角色及貨代企業的挑戰

    CHALLENGE #01

    貨運代理,也稱為無船承運人,充當發貨人和承運人之間的中間人,確保貨物安全、經濟且符合國際法規的運輸。他們利用龐大的運輸提供商網絡,根據成本、速度和可靠性協商最優惠的價格。

    貨運代理是國際商業的支柱,確保貨物跨境順利轉運,涉及多式聯運,這是一個復雜的流程,涉及貨主、發貨人、拖車、港口、堆場、海關、船司(或者航空公司)、鐵路等等,將物流協調、合法合規、文件準備和供應鏈的熟練管理交織成一個非常富有挑戰的綜合領域。

    最令貨代人頭疼的問題:

    1. 貿易條款變更,貨物又被海關扣下了;

    2. 運輸中的貨物查不到物流、丟件、延誤、破損;

    3.運費又雙叒叕漲價了;

    4.貨物還在運輸途中,客戶取消訂單了;

    5.船期與實際不符,導致清關問題……

    想要在紛亂冗長的流程中順利的把貨交到客戶手上,在快節奏的全球貿易和變幻莫測的地緣政治中可以優先探知貨運風險,確保及時獲取信息,企業只有通過運用貨運代理管理軟件進行數字化轉型,實現真正的數字化,有效監控物流執行過程,讓員工和客戶掌握貨物狀態和位置,才能有效規避風險,確保物流執行過程的安全性。

     

    貨代管理軟件的定義及其作用

    DEFINE #02

    貨代管理軟件是一種專門為貨運代理公司設計的管理信息系統,也稱為貨代系統、貨代操作系統或貨代管理系統。

    現如今,貨代管理軟件已經不是簡單的數據存儲庫,它是綜合性技術平臺,旨在實現貨運流程自動化,通過人工智能、大數據、物聯網等新技術提高貨代活動管理效率。貨代管理軟件覆蓋進出口訂單管理、倉儲庫存管理、物流信息協同、貨物跟蹤、費用結算、數據文件管理等環節。此外,還涉及維護供應商和客戶關系、生成報價、計費管理等。

    如今,市場上出現了不少基于云端的貨代管理軟件,可以從任何有互聯網連接的位置進行訪問,為貨代從業者的操作增加了一層靈活性。它通過電子數據交換 (EDI) 和應用程序編程接口 (API) 與其他第三方軟件交互,為貨運代理業務提供完整的可見性并簡化物流管理流程。

     

    使用貨代管理軟件的好處

    BENEFITS #03

    為什么要考慮實施貨代管理軟件呢?這不僅僅是跟上物流技術趨勢,真正的價值在于軟件可以為貨代企業的運營帶來諸多好處。

    提高效率和生產力

    貨代操作系統軟件通過自動化和數字化的方式,將繁瑣的人工操作轉化為簡單易行的電子化流程,有助于節省人力資源,減少錯誤,提高工作效率和客戶滿意度。

    更高的可見性和風險控制能力

    貨代管理軟件可以實現內外部信息的實時共享和交流。不論是貨代企業內部,還是與合作伙伴之間,都可以通過該系統進行信息傳遞,提高可見性。通過軟件實現對貨物運輸過程的全程監控,提供預警和報警機制,企業能夠有效減少潛在的風險和損失。

    流程優化降低成本

    簡化和優化流程,從而顯著降低運營成本。它還指出了需要改進的領域,為進一步節省成本鋪平了道路。

    通過數據分析支撐決策

    貨代管理軟件具備強大的數據管理和分析功能,可以幫助貨代企業收集、整理和分析各種業務數據,通過對數據的深入挖掘,企業能夠及時了解市場動態,調整經營策略,優化運營流程,提高業務水平和競爭力。

    提高客戶服務和滿意度

    憑借改進的跟蹤和可視性,可以為客戶提供有關其貨運的準確、最新的信息,改善客戶服務,提高整體客戶滿意度。

     

    如何選擇合適的貨代管理軟件?

    HOW TO SELECT #04

    毫無疑問,數字技術極大地促進了貨運代理行業的發展。合適的貨代管理軟件解決方案能夠簡化操作并自動執行日常任務,減輕日常負擔,讓您的團隊騰出時間專注于戰略目標。那么在選擇貨代管理軟件需要考慮的一些關鍵因素可能是什么呢?

    業務需求匹配

    貨代管理軟件應該能夠全面覆蓋公司的業務流程的需求,提供從訂單管理、運輸跟蹤、財務結算到客戶服務等各個環節的支持。

    易用性和用戶體驗

    選擇易于上手、用戶友好的軟件非常重要。軟件應提供清晰的界面和直觀的操作流程,減少員工培訓時間和成本。

    可擴展性和靈活性

    隨著公司業務的增長和變化,軟件應能夠靈活地適應新的需求和變化。選擇具有可擴展性的軟件,可以確保公司在未來能夠根據需要添加新功能或模塊。

    數據安全與穩定性

    貨代軟件涉及大量的客戶信息和交易數據,因此安全性和穩定性是選擇軟件時的重要考慮因素。應當選擇經過驗證、具有良好聲譽的軟件供應商,并確保軟件具有完善的數據備份和恢復機制。

    客戶支持和售后服務

    選擇提供良好客戶支持和售后服務的軟件供應商,確保在使用過程中遇到問題能夠得到及時有效的解決。了解供應商的響應速度、服務質量和更新頻率等信息,以確保軟件能夠持續滿足公司的需求。

    行業經驗和案例

    了解軟件供應商在貨代行業的經驗和案例,選擇具有豐富行業經驗和成功案例的供應商,可以獲得更專業的指導和支持。

    全面集成的能力

    一流的貨代管理軟件應通過自動化和集成進出口、轉運、集裝箱拼箱、查詢、預訂和海關合規等流程來簡化操作。它還應該在移動應用程序上提供現場警報和通知。

    自動化財務管理

    強大的發票管理和財務自動化工具是必須的。您的運營和財務應緊密相連,以防止收入流失并控制現金流。

    實時跟蹤,獲取最新信息

    貨代管理軟件應無縫整合供應鏈的各個方面,以提供實時更新的貨物信息,通過數據分析,幫助管理者做出明智且及時的決策。

    警報和通知

    貨代管理軟件能夠在貨件的整個生命周期內提供警報和通知,您的客戶應該收到狀態更新、預定報告以及基于事件的電子郵件和短信通知。

     

    針對一些小規模的企業,應該有更符合他們需求的標準化云產品,靈活部署運用,幫助中小企業提升效率的同時,節省運營成本。

    當然物流公司僅依賴現成的 SaaS 解決方案是不夠的,SaaS解決方案可能與其獨特的業務流程不相符,公司規模、所處理的貨物性質和地理范圍等因素會影響標準物流軟件可能難以匹配特定要求。這時,就可能需要軟件實施商或者軟件提供商提供客制化進一步開發。

     

    洞隱智慧貨代管理軟件及優勢

    Deep Insights #05

    洞隱智慧貨代管理軟件能夠為物流服務提供商提供全面的信息管理服務,它通過數字化訂單管理、 運力統籌預訂艙、船舶代理、多式聯運、貨物跟蹤、海關關務、費用管理等業務的自動化處理來保證對物流信息服務的質量要求, 降低管理和作業成本、提升客戶服務水平。

    除了標準化的SaaS云產品,洞隱智慧貨代管理軟件,一個最大的特點是高度滿足客戶需求,曾為國內眾多大型貨代企業開發定制化系統。

     

    洞隱智慧貨代管理軟件的優勢

     

    統一訂單管理,全程可視化

    通過統一訂單管理,打通上下游,整合各物流環節的物流服務,構建物流控制塔,從而為客戶提供一站式綜合物流服務和全程物流可視化服務。

    高效協同,提升溝通效率

    通過任務驅動的方式實現各崗位的高效協同,實現“一方采集、多方共享”、“單點觸發、全鏈感知”,從而降低溝通成本,提升效率。

    集約化管理,有效管控供應商

    通過集約化操作實現有效的專業化分工,從而提升專業化的操作效率,降低差錯率。通過集約化操作,有效實現供應商集采,從而實現集約化管理管控。

    微服務、模塊化、組件化,賦能業務

    使用微服務架構,通過對物流服務的模塊化、組件化,并通過各個服務組件的靈活組合,快速滿足不同業態的需求,真正實現通過科技快速為業務賦能。

    結算中心、業財一體化管控

    構建不同業態的統一結算中心,實現財務的集中、統一管理,構建統一風控模型,讓財務結算貫穿整個業務鏈條,實現業務、財務一體化管控。

    一站式全程可視化服務

    通過物流控制塔,實時感知末端各環節作業狀態的變化,實現全程一體化管控、物流全鏈路的狀態跟蹤,為客戶提供一站式全程可視化服務。

    總而言之,洞隱智慧貨代管理軟件為國際供應鏈物流企業提供一站式、全鏈條、綜合性的信息化解決方案,通過信息化、數智化為企業賦能,是幫助企業為客戶提供貼心、優質服務的信息化平臺。

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